Un logiciel d’inscription pour vos évènements scolaires et universitaires

Publié le 9 juin 2022 - Modifié le 22 juin 2022

Les établissements d’enseignement proposent de nombreux évènements pour lesquels l’inscription est requise. Ils ont besoin d’outils pour présenter ces évènements, en gérer l’organisation et permettre aux participants de s’inscrire. Le logiciel d’inscription évènementiel permet une gestion sereine et efficace des inscriptions à tout type d’évènement comme des conférences, des journées portes ouvertes, des manifestations scientifiques …

 

Pourquoi utiliser un logiciel d’inscription événementiel pour organiser ses évènements ?

 

Les établissements d’enseignement font face à divers défis en matière d’évènementiel que ce soit les écoles primaires, les collèges, les lycées, les universités ou les grandes écoles. L’organisation d’évènements nécessite la mobilisation de ressources pour en faire la promotion, collecter les inscriptions, relancer, communiquer avec les inscrits avant le jour J… Voici quelques exemples d’actions à mettre en place :

  • Promouvoir les évènements (journée festive, journée portes ouvertes, conférences, séminaires, etc.)
  • Envoyer des emails pour inviter ou confirmer l’inscription à un évènement
  • Faciliter l’inscription des élèves ou étudiants et du grand public
  • Générer des listing et feuilles de présences
manifestations scientifiques
manifestations scientifiques

Pour faciliter l’organisation de vos évènements et vous faire gagner du temps, l’utilisation d’un outil numérique de gestion d’inscription aux évènements, spécialisé dans les problématiques de l’éducation est la solution.

Vous souhaitez gagner du temps et optimiser la gestion des inscriptions de vos évènements ?

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Pour quels évènements utiliser une solution de gestion des inscriptions ?

Les évènements d’orientation des collégiens, lycéens ou étudiants :
  • Rendez-vous d’aide à l’insertion professionnelle des étudiants
  • Journées d’immersions 
  • Portes ouvertes
  • Speed jobbing
Les évènements liés à la recherche et à l’enseignement supérieur :
  • Colloques
  • Journées scientifiques

Les évènements culturels :

  • Festivals (photo, lecture, cinéma, …)
  • Journées dédiées
  • Expositions
  • Formations
Les évènements divers :
  • Forum recrutement entreprise
  • Cérémonie des diplômes

Exemple de réservation pour une journée d’immersion à l’Université

3 raisons d’utiliser une solution numérique de gestion d’inscription aux évènements

  1. Améliorer la gestion en interne de vos évènements scolaires et universitaires

    Vous organisez un évènement sur plusieurs créneaux avec des intervenants différents ? Déléguez aisément la gestion des inscriptions au gestionnaire du créneau ou de l’évènement. Ainsi, il pourra :

    - Personnaliser la description du créneau,
    - Définir le nombre de places,
    - Communiquer avec les inscrits,
    - Valider les inscriptions,
    - Voir les personnes inscrites et les informations qui s’y rapportent.

    Il est possible d’ajouter des gestionnaires (en illimité) par évènement. Dans le respect du RGPD, le gestionnaire d’un créneau ne pourra pas accéder aux informations des inscrits d’un autre créneau.
     

  2. Disposer d’un outil adapté au secteur de l’éducation

    Le vocabulaire employé pour un évènement marchand et un événement scolaire ou universitaire est bien différent. Les termes utilisés pour s’inscrire à une conférence, réserver un repas à la cafétéria etc. sont adaptés aux évènements du monde de l’éducation.

    La délégation fine de la gestion des évènements et / ou créneaux, comme vu précédemment, permet à chaque personnel d’établissement autorisé de gérer les inscriptions.

    De plus, il est possible de régler par bon commande, moyen de paiement majoritairement utilisé par le secteur de l’enseignement supérieur par exemple un laboratoire.

    Evolutive en fonction des besoins de vos évènements, modération des inscriptions dans le cas d’autorisation parentale, gestion du paiement (remboursement cas d’annulation, paiement plusieurs fois) en cas d’évènement payant, duplication d’évènements et créneaux pour gagner du temps, ect.
     

  3. Un outil tout en un

    Gérer vos évènements
    - Proposer différents créneaux sur un même évènement
    - Présenter des extras associés à l’inscription comme un repas, des cadeaux publicitaires, etc.
    - Importer vos créneaux pour gérer facilement d’importants volumes de données
    - Exporter les données des personnes inscrites
     

    Communiquer avec les inscrits
    - Gérer les imprévus : envoyer facilement un mail aux participants d’un évènement ou créneau annulé pour informer d’un changement de lieu, d’heure, etc.
    -  Publier vos évènements sur votre site web
    -  Envoyer des mails automatiques de confirmation d’inscription et de validation de paiement

    Inscription en ligne
    - Programmer l’ouverture des inscriptions pour un événement ou un créneau
    - Faciliter le paiement en ligne via paybox *, par chèque ou bon de commande
    - Simplifier l’inscription, à un ou plusieurs créneaux, avec ou sans extra, sans avoir à créer de compte et possibilité de modifier facilement son inscription.

    *paybox est une plateforme de paiement multi-banques sécurisée qui assure le bon déroulement des règlements par carte bancaire en ligne.

    La réservation en ligne du point de vue utilisateur

Nantes Université utilise un logiciel d’inscription aux évènements universitaires

Nantes Université organise plusieurs évènements par an à destination d’étudiants, de lycéens, de membres du personnel universitaire interne, d’enseignants chercheurs et sous divers formats, pour lesquels l’inscription est requise. Pour mettre en place un système de gestion d’inscription aux évènements, l’Université s’est tournée vers Kosmos pour développer cette solution et l’intégrer directement à leur CMS Kosmos. 

Nantes Université a pu éprouver cette solution à travers l’évènement « Université à l’essai », une semaine d’immersion lors de laquelle les lycéens pouvaient s’inscrire à des cours universitaires. L’université a pu gérer l’organisation d’un grand nombre de créneaux et permettre aux participants de s’inscrire aux cours et au restaurant universitaire pour déjeuner. 

Cas de l’évènement « Université à l’essai »

  • 38 formations (Licence et BUT)
  • 1 375 cours ouverts à l’inscription
  • 4 725 lycéens inscrits

Vous êtes intéressés par le module gestion des inscriptions ?
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Des solutions sur mesure avec Kosmos solutioning

Avec Kosmos solutioning, nos équipes proposent des solutions sur mesure pour répondre à des projets d'envergures. Retrouvez ci-dessous quelques exemples de projet :

  • Pour les collectivités : application Gesmat destinée à la gestion du parc informatique de la région Grand Est.
  • Pour les services déconcentrés de l'état : Folios, la solution nationale d'e-portfolio pour l'orientation, portée par l'Onisep.
  • Pour le ministère de l'Éducation nationale et RENATER : Gestionnaire d'Accès aux Ressources (GAR), participation à la mise en place du dispositif national sécurisé d’accès aux ressources numériques des établissements scolaires.
  • Pour les universités : développement d'un dispositif d'inscription en ligne mis en place pour Nantes Université.