Outil de gestion de la distribution et de prêt de matériels


Le numérique permet aujourd'hui de dématérialiser la gestion et le suivi de tâches jusqu'alors manuelles et fastidieuses à mettre en place. Kosmos vous propose une application numérique simplifiant et sécurisant la distribution et/ou le prêt à grande échelle de matériels comme des PC, tablettes, cartes SIM... auprès des familles et du citoyen. Elle permet d'assurer par exemple la mise à disposition, le stockage, le prêt, la restitution et la facturation des équipements
Cette solution s'adresse aux institutions et aux collectivités qui prévoient ou distribuent déjà des matériels auprès des élèves, des étudiants, des enseignants ou du citoyen.
 


Le numérique permet aujourd'hui de dématérialiser la gestion et le suivi de tâches jusqu'alors manuelles et fastidieuses à mettre en place. Kosmos vous propose une application numérique simplifiant et sécurisant la distribution et/ou le prêt à grande échelle de matériels comme des PC, tablettes, cartes SIM... auprès des familles et du citoyen. Elle permet d'assurer par exemple la mise à disposition, le stockage, le prêt, la restitution et la facturation des équipements
Cette solution s'adresse aux institutions et aux collectivités qui prévoient ou distribuent déjà des matériels auprès des élèves, des étudiants, des enseignants ou du citoyen.
 

Pourquoi utiliser notre application numérique ?

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Sécuriser vos investissements

Garantissez la traçabilité des équipements et vérifiez l'éligibilité de la distribution ou du prêt.

 

Sécuriser vos investissements

Garantissez la traçabilité des équipements et vérifiez l'éligibilité de la distribution ou du prêt.

Dématérialiser la gestion des dotations

Gagnez du temps et assurez la distribution ou le prêt d'équipements à grande échelle de façon efficiente

Dématérialiser la gestion des dotations

Gagnez du temps et assurez la distribution ou le prêt d'équipements à grande échelle de façon efficiente

Suivre le cycle de vie des dotations

Avec le tableau de bord, visualisez en un coup d'œil, l'état des stocks, des litiges et de la facturation

Suivre le cycle de vie des dotations

Avec le tableau de bord, visualisez en un coup d'œil, l'état des stocks, des litiges et de la facturation

Vous êtes intéressé.e ?

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Principales fonctionnalités

Principales fonctionnalités

Paramétrage de l'application pour préparer la distribution

L'application permet de renseigner toutes les informations concernant les ressources distribuées. Elle permet également d'importer les données des élèves et de réaliser des calculs d'éligibilité selon des conditions prédéfinies.

Les données des élèves éligibles sont ensuite exportées pour planifier et organiser la distribution en établissement.
 

Paramétrage de l'application pour préparer la distribution

L'application permet de renseigner toutes les informations concernant les ressources distribuées. Elle permet également d'importer les données des élèves et de réaliser des calculs d'éligibilité selon des conditions prédéfinies.

Les données des élèves éligibles sont ensuite exportées pour planifier et organiser la distribution en établissement.
 
Paramétrage type de matériels distribués en établissement
Paramétrage type de matériels distribués en établissement

Renseignement du type de ressources distribuées
Paramétrage type de matériels distribués en établissement
Paramétrage type de matériels distribués en établissement

Renseignement du type de ressources distribuées
Paramétrage type de matériels distribués en établissement

Tableau de bord de distribution de matériel informatique

Paramétrage type de matériels distribués en établissement

Tableau de bord de distribution de matériel informatique

Distribution du matériel

L'application permet de vérifier l'identité de l'élève, recueillir le consentement et tracer la validation d'une charte d'utilisation (permet de sécuriser les conditions d'utilisation en cas de prêt de matériel pendant la durée de la scolarité).

Lors de la remise du matériel, celui-ci peut-être scanné par une douchette enfin d'enregistrer automatiquement dans l'application son numéro de série et ainsi le retirer du stock et l'associer à un élève.

Il est possible également d'éditer un bon de livraison des matériels livrés et distribués ce qui garantit à la collectivité territoriale la sécurisation des services réalisés par les différents prestataires responsables de la livraison et de la distribution de matériels.

Distribution du matériel

L'application permet de vérifier l'identité de l'élève, recueillir le consentement et tracer la validation d'une charte d'utilisation (permet de sécuriser les conditions d'utilisation en cas de prêt de matériel pendant la durée de la scolarité).

Lors de la remise du matériel, celui-ci peut-être scanné par une douchette enfin d'enregistrer automatiquement dans l'application son numéro de série et ainsi le retirer du stock et l'associer à un élève.

Il est possible également d'éditer un bon de livraison des matériels livrés et distribués ce qui garantit à la collectivité territoriale la sécurisation des services réalisés par les différents prestataires responsables de la livraison et de la distribution de matériels.

Gestion du suivi en établissements

Il est possible de gérer des prêts temporaires et des affectations en cours d'année.

L'application assure le suivi de la restitution des matériels en fin de scolarité ou en cas de changement d'établissement de l'élève.

Le service peut aussi assurer la gestion du transfert de matériels entre établissements pour par exemple équilibrer les stocks.

Gestion du suivi en établissements

Il est possible de gérer des prêts temporaires et des affectations en cours d'année.

L'application assure le suivi de la restitution des matériels en fin de scolarité ou en cas de changement d'établissement de l'élève.

Le service peut aussi assurer la gestion du transfert de matériels entre établissements pour par exemple équilibrer les stocks.
Exemple de paramétrage de l'application
Exemple de paramétrage de l'application

Exemple de paramétrage de l'application numérique

Exemple de paramétrage de l'application
Exemple de paramétrage de l'application

Exemple de paramétrage de l'application numérique

Distribution de PC - service numérique de suivi de stock
Distribution de PC - service numérique de suivi de stock

Exemple de suivi de sortie de stock d'un matériel volé à un élève

Distribution de PC - service numérique de suivi de stock
Distribution de PC - service numérique de suivi de stock

Exemple de suivi de sortie de stock d'un matériel volé à un élève

Sortie d'inventaire et facturation en ligne

L'application propose un suivi de la cession de matériels aux élèves en fin de scolarité. L'application permet d'exporter les données nécessaires pour établir une facturation aux familles si vous souhaitez leur proposer le rachat du matériel à moindre coût. L'application s'interconnecte avec les services de facturation internes permettant de sécuriser le paiement en ligne par les familles.

La facturation du matériel peut également s'effectuer en cas de non restitution du matériel. L'application permet également de tracer le matériel défectueux ou volés par exemple.

Sortie d'inventaire et facturation en ligne

L'application propose un suivi de la cession de matériels aux élèves en fin de scolarité. L'application permet d'exporter les données nécessaires pour établir une facturation aux familles si vous souhaitez leur proposer le rachat du matériel à moindre coût. L'application s'interconnecte avec les services de facturation internes permettant de sécuriser le paiement en ligne par les familles.

La facturation du matériel peut également s'effectuer en cas de non restitution du matériel. L'application permet également de tracer le matériel défectueux ou volés par exemple.
Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de distribution et de prêts de matériels ?

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