Inscription en ligne : nouveau e-service pour les étudiants de Nantes Université
Après avoir collaboré avec Kosmos pour la mise en place de l’offre de formation sur son site web, Nantes Université poursuit son partenariat avec l’équipe Kosmos en lui confiant la réalisation d’un nouveau service : l’inscription en ligne.
Avec Kosmos solutioning, Kosmos a accompagné Nantes Université à toutes les étapes de ce projet ambitieux, depuis la définition du besoin jusqu’à sa mise en place et son suivi avec un haut niveau de service et de sécurité. À la rentrée, plus de 20 000 inscriptions en ligne ont été validées sur les 25 000 dossiers étudiant déposés.
Capitaliser les inscriptions des étudiants pour la rentrée : un enjeu majeur pour l’Université
L’objectif principal de Nantes Université était de clôturer le maximum d’inscriptions dès la fin de l’été. Le service mis en place devait donc simplifier les démarches d’inscription pour les étudiants mais aussi faciliter la gestion de la validation des dossiers d’inscription pour les services de scolarité. 
Pour que le service de l’inscription en ligne voit le jour, les équipes de Nantes Université et Kosmos ont dû concevoir et développer ensemble. Ils se sont appuyés sur des ateliers utilisateurs avec les gestionnaires de scolarité afin de développer une solution au plus proche du besoin de l’étudiant et des équipes de scolarité. Cette démarche collaborative a permis à Kosmos solutioning et la Direction du système d'information et du numérique (DSIN) de Nantes Université de proposer une solution optimisant le processus d’inscription : automatisation du processus, récolte de données fiabilisées, intégration des données de Parcoursup, interface avec un service bancaire sécurisé, connexion au service CROUS, etc. La DSIN a ainsi mis en place des interfaces utilisées par les équipes Kosmos pour communiquer avec le SI de l’Université.
De par leur connaissance métier et leur expertise technique et fonctionnelle, les équipes de Kosmos solutioning, en co-concevant et en co-développant avec Nantes Université, offrent un e-service efficace, robuste, performant avec un haut niveau de qualité dans un calendrier extrêmement contraint de 10 mois. Nantes Université dispose d’un service innovant lui permettant d’asseoir et de continuer à valoriser son image de marque.
Un e-service simplifiant le processus d’inscription de l’étudiant et la validation de son dossier par le service de scolarité
Pour l’étudiant, l’inscription en ligne se fait simplement et rapidement à partir d’un ordinateur ou de son portable. Dans un premier temps, il réalise son inscription administrative qui comprend un dépôt de pièces justificatives suivant son cursus (pièces d’identité, justificatifs de diplômes, etc). Ensuite, il effectue son paiement en ligne via une plateforme sécurisée. Le montant des frais de scolarité d’un étudiant boursier intègre directement l’exonération des droits d’inscription après interrogation en temps réel du webservice du CROUS. Enfin, il réalise son inscription pédagogique (choix des options). Suivant la situation de l’étudiant, le dossier est directement validé ou transmis, pour instruction, au service de scolarité.
Pour le service de scolarité, le suivi des dossiers d’inscription est également plus facile et rapide. À partir d’un espace dédié, les personnels disposent d’un tableau de bord présentant les dossiers restant à valider, en cours de traitement et ceux déjà traités. Ils accèdent aux informations complètes du dossier et vérifient les pièces justificatives fournies. Si le dossier est complet, l’application envoie automatiquement un mail à l’étudiant confirmant la validation de son inscription. Si des pièces justificatives sont manquantes ou non conformes, l’application informe l’étudiant des pièces justificatives refusées pour lui permettre de les mettre à jour (l’instructeur peut de surcroit préciser un motif de refus pour chaque PJ refusée). L’application permet également d’accepter un paiement manuel. Il suffit à l’étudiant de venir compléter son dossier au service de scolarité et d’y effectuer le paiement.
En moins de 10 mois, Kosmos a su proposer une solution ajustée aux process de Nantes Université et opérationnelle pour l’ouverture des inscriptions 2019.
Soucieuse de la qualité de service rendu à l’usager, Nantes Université avec cet e-service innovant sur-mesure étoffe son offre de démarches dématérialisées.
