[News 3] Continuité pédagogique : des mesures inédites pour faire face à la croissance exponentielle des usages sur l'ENT

Publié le 16 mars 2020

La situation exceptionnelle dans laquelle notre pays est plongé du fait de l’accélération de l’épidémie de Covid 19 entraîne pour tous les opérateurs de plateformes de services numériques, dont Kosmos, une mobilisation générale destinée à faire face à l’explosion prévisible des usages.

Dans une phase initiale de montée en tension, cette croissance exponentielle des usages peut générer, de façon temporaire, des difficultés d’accès. Pour autant, la situation est à cette heure globalement sous contrôle grâce aux mesures inédites prises très rapidement par nos équipes totalement mobilisées pour faire face à cette crise sans précédent et à l’analyse pro active que nous faisons de la situation. Nous souhaitons vous faire part dans ce communiqué de ces mesures et de leur impact et vous faire partager la conviction que nous avons de pouvoir collectivement relever avec succès le défi qui nous est lancé.

 

Retour d’expérience

Notre implantation dans le Haut-Rhin et le Bas-Rhin, départements particulièrement touchés par la crise sanitaire nous a permis d’avoir un premier retour d'expérience dès le 13 mars de l’impact pour un ENT de la fermeture des établissements sur un territoire donné et ainsi d’anticiper ce qui pourrait advenir au plan national.

Dans ces deux départements, depuis la fermeture des collèges et lycées, l’ENT est devenu la plateforme privilégiée pour assurer la continuité des apprentissages.
Nous y avons noté immédiatement une explosion des usages, principalement autour :
  • De la messagerie pour informer les familles et la communauté éducative en général. Rien que pour le Haut Rhin (60 établissements collèges et lycées fermés) cela s’est traduit par plusieurs centaines de milliers de mails envoyées en quelques heures pour informer la communauté éducative,
  • Des services pédagogiques pour la mise à disposition de ressources pédagogiques et consignes de travail à destination des élèves et le lien enseignant/apprenant : cahier de textes, services pédagogiques, etc…
Le nombre moyen de visites journalières constaté pour les établissements fermés a été multiplié par 5 avec des pics qui ont atteint 10 fois le niveau de connexion avant la fermeture. En complément, la durée de session par utilisateur sur l'ENT a augmenté de manière significative, les utilisateurs passant plus de temps sur l'ENT une fois connectés.

Au regard de ces éléments, il est facile d'imaginer que la fermeture de tous les établissements scolaires crée une situation exceptionnelle assimilable à une situation de force majeure qui aura un impact considérable sur les infrastructures techniques et logicielles des ENT mais aussi sur l'organisation et la sécurité des équipes assurant le maintien en condition opérationnelle.

La fermeture de tous les établissements scolaires à compter de ce lundi va en effet entraîner des usages et des comportements non prévisibles et soudains.

Pour y faire face nous avons mis en place des mesures exceptionnelles qui doivent nous permettre d’assurer une qualité de service maximale pour tous.

 

Mesures techniques d’urgence

À ce jour, nos infrastructures (réseau, routeurs, haproxy , serveurs smtp, serveurs physiques (base de données…) et virtuels (web, authentification…), stockage de données, back-up…) représentent plus de 700 machines pour l'ensemble des 3600 collèges et lycées qui utilisent notre solution ENT Skolengo. Près de 40 millions de visites ont été recensées sur nos ENT en novembre 2019.

À partir des premiers retours du Haut-Rhin et de la richesse des contenus pédagogiques de l'ENT, nous considérons que cette infrastructure nécessite d'être quasiment doublée avec des trafics prévisionnels qui pourraient atteindre 200 millions de visites par mois très rapidement.

Nos premières actions ont donc consisté à prendre des mesures strictes de protection des personnels en charge du maintien en condition opérationnelle des ENT : arrêt des déplacements, mesures barrières contrôlées, augmentation des capacités VPN et télétravail. Sur le plan des infrastructures, nous avons également augmenté la capacité de nos ponts réseaux (capacité multipliée par 10), doublé la capacité des infrastructures HAproxy , anticipé un provisionnement conséquent de machines virtuelles et physiques dédiées au renfort des infrastructures ENT, au sein de notre datacentre.

 

Mise en place d’une cellule de crise et plan d’action

Depuis l'annonce du Président de la République jeudi soir, une taskforce renforcée comprenant plus de 20 collaborateurs s’est mobilisée sous pilotage du directeur des opérations du groupe. Notre directeur technique groupe, nos architectes, notre équipe produit (expert fonctionnel, développeur, testeur, release manager), experts système et réseau travaillent à définir et à mettre en place le meilleur dispositif technique et fonctionnel pour répondre à cette situation exceptionnelle.

Vendredi dernier, cette taskforce a défini dans un délai très court un plan d’action opérationnel global pour faire face à cette décision de fermeture totale des établissements, intégrant une revue complète des infrastructures déployées pour chacun des ENT en prévision de la très forte croissance des usages.

Notre plan d'actions s'articule autour de la mise en œuvre de mesures immédiates, déployées ce week-end et la définition de scenarii optionnels qui pourraient être activés en fonction de l'état du trafic constaté sur nos plateformes à partir du lundi 16 mars (premier jour de fermeture de l’ensemble des établissements sur le territoire français).

Il est à signaler que nous subissons simultanément quelques attaques DDOS sur nos infrastructures qui ont pour conséquence d'en pénaliser les performances.

 

Détail des mesures

Les mesures détaillées sont échangées avec chacun de nos donneurs d’ordre depuis ces dernières 72 heures.
Parmi les mesures importantes :
  • Nous mettons en place un tunnel de connexion d'accès à notre bouquet de services. Au-delà d'un certain seuil d'utilisateurs connectés pour profils élèves et parents, les utilisateurs supplémentaires souhaitant accéder en mode authentifié au service ENT seront mis en attente afin de garantir un service optimum aux utilisateurs connectés. La partie publique de chaque ENT restera bien entendue opérationnelle et la communication publique auprès de la communauté éducative sera donc possible sans restriction
  • Certaines mesures de contingentement fonctionnel ont également été identifiées et intégrées dans une version produit réalisée par la taskforce ce week-end. Il s’agit de fonctionnalités consommatrices de ressources techniques mais à faible valeur ajoutée pour une situation pédagogique à distance
  • La suspension des notifications vers les adresses externes pour limiter l’envoi trop massif de messages vers des adresses externes et ainsi éviter que l'ENT soit "blacklisté" par les fournisseurs d'accès internet en le considérant comme un serveur de spam 
  • La désactivation de certains blocs d'informations agrégées de la page d'accueil personnelle 
  • La désactivation des imports d'emplois du temps automatisés qui resteront disponibles en mode manuel
Nous avons par ailleurs décidé de suspendre jusqu’à nouvel ordre, la livraison de toutes nouvelles fonctionnalités afin de concentrer l’ensemble de nos moyens sur la qualité de service et les optimisations complémentaires à apporter dans les prochains jours ou semaines.

Nous continuons bien entendu de travailler de concert avec les autorités académiques sur la qualité de service globale de l’ENT sur toute la chaîne de connexion, dont les guichets académiques d'authentification gérés par les DSI académiques.

Enfin, suite à la revue des infrastructures de chaque ENT et nos prévisions de connexion dans les prochains jours, nous recommandons par anticipation à nos clients de renforcer leurs infrastructures projets par l'ajout de capacités techniques complémentaires : serveurs web et authentification CAS, serveur de base de données dédiés à la messagerie, serveur mail, capacité de stockage…

Ces renforts sont à envisager de manière complémentaire aux mesures précédentes de contingence fonctionnelle. Des propositions détaillées, selon l’infrastructure existante de chaque projet sont transmises.

Concernant ces capacités techniques, nous disposons d’un stock de matériel que nous sommes en train de provisionner pour les ENT. Cela étant, nous tenons à vous informer qu’au-delà de ce stock, les délais d'approvisionnement chez nos fournisseurs de matériels sont devenus incertains, ces derniers étant eux aussi impactés par le covid 19 du fait de la fermeture des usines et des moyens de transport portuaires.

Chers clients, nous avançons vers des niveaux d'usage de nos plateformes jusqu'alors jamais connus. Nous sommes confiants quant à la portée des mesures que nous mettons en œuvre depuis vendredi, même si nous dépendons aussi d’infrastructures externes que nous ne maîtrisons pas. Nous restons néanmoins extrêmement vigilants et notre taskforce sera maintenue en alerte au cours des prochains jours voir des prochaines semaines.

La coordination de nos actions avec les autorités académiques et les collectivités constituera un facteur clé de succès dans les prochains jours pour atteindre les objectifs de continuité pédagogique souhaitée par le gouvernement et auxquels nous vous savons particulièrement attachés.

À travers toutes ces mesures la société Kosmos souhaite faire la preuve de sa fiabilité opérationnelle mais entend surtout participer à l’effort national demandé à tout un chacun pour faire en sorte que les probables mesures de confinement qui interviendront dans les prochains jours ne détruisent ni le lien social ni le lien éducatif. Nous vous savons partager cette exigence et nous vous remercions de votre confiance.