Université de Nantes : un nouvel e-service pour mieux accompagner les candidats dans leur projet de formation / certification

Publié le 24 juin 2020

Pour assister plus efficacement les candidats dans leur projet de formation continue ou de validation des acquis, l’Université de Nantes a mis à leur disposition une nouvelle application sur leur site internet afin de mieux guider la construction de leur parcours. Il permet de les orienter vers le bon interlocuteur, qualifier leur projet, mais aussi de les impliquer dans la réflexion du choix de leur projet.


 

Un nouvel accompagnement en ligne pour faciliter les démarches des candidats

 

L’Université de Nantes a la volonté de mieux structurer l’accompagnement des candidats dans leur projet de formation continue et de validation des acquis.

La multiplicité des acteurs qui entrent en jeu dans un projet de formation continue (pôle emploi, employeur, financeurs, établissement de formation) est complexe à appréhender pour les candidats. De ce fait, avant la mise en place de cette application, les candidats prenaient contact avec les services de l’université, sans avoir approfondi leur projet et surtout sans avoir identifié si le service qu’il contactait était le service compétent pour leur question ou leur projet.

Pour faciliter les démarches des candidats, l’Université de Nantes et Kosmos ont donc co-construit l’application « qualifier mon projet de formation continue à l'Université de Nantes » disponible sur le site internet de l’université.

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Ce projet a été clairement formalisé en amont par les équipes de formation continue et de validation des acquis qui ont réalisé de nombreux ateliers utilisateurs. Les équipes de Kosmos solutioning et l’équipe projet au sein de l’université (la direction d’appui à la Formation continue, la direction des systèmes d’information et du numérique et la direction de la communication) se sont chargées des dernières étapes de cadrage. Chaque étape du développement de l’application a également été ponctuée par des tests utilisateurs internes.
Cette démarche collaborative a permis de proposer une solution optimisant le processus d’orientation des candidats à la formation continue ou de la validation des acquis.  

La souplesse mutuelle de notre collaboration, la réactivité de nos échanges et l’efficacité opérationnelle a permis de sortir l’application dans les temps pour la période des demandes de formation continue et de validation des acquis. Emmanuel Moyon, chargé d'ingénierie de parcours et de validation des acquis
 
 

Un véritable e-service de régulation des flux entrants

 

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Le candidat remplit un formulaire de quelques pages pour qualifier au mieux son projet auprès de des équipes de formation et de validation des acquis. En 4 grandes étapes / phases seulement, le formulaire l’amène à s’engager et à réfléchir à ce qui est important pour construire son parcours. Il va répondre à plusieurs questions qui permettront aux services dédiés de prendre connaissance de son projet, de son état d’avancement, de vérifier si les prérequis sont réunis pour pouvoir candidater (expériences professionnelles, diplômes obtenus, etc.), d’affiner l’offre de formation en fonction de son profil et d’approfondir les financements possibles. Véritable outil d’auto-positionnement, il permet aux candidats d’avoir un comportement actif sur le choix de son parcours de formation.

Si le candidat remplit toutes les conditions requises et présente un projet concret et abouti pour bénéficier d’une formation proposée à l’Université de Nantes, il sera redirigé vers une personne qualifiée pour l’accompagner à construire son parcours Si ce n’est pas le cas, le candidat est dirigé vers un service de conseil à l’évolution professionnelle (Pôle emploi, APEC, Mission locale, Cap emploi, CPIR…) pour l’aider dans un premier temps à définir le meilleur des projets en fonction de son profil et de ses préférences.

C’est un outil structurant tout autant pour le candidat que pour les services internes. Il permet d’optimiser le rôle et le travail des services de formation et de validation des acquis mais aussi le travail des candidats pour définir et mettre en place leur projet. C'est une interface utile et nécessaire. J’apprécie l’effort de Kosmos pour rendre le plus simple possible l’utilisation de ce service pour l'utilisateur. 
Emmanuel Moyon, chargé d'ingénierie de parcours et de validation des acquis.