Conseil AMOA : cadrer votre projet numérique éducatif

[Parole d'expert]

Publié le 13 novembre 2020 - Modifié le 25 août 2022

L’étude AMOA est une étape essentielle pour sécuriser en amont les projets digitaux. Avant de vous lancer dans la rédaction du cahier des charges, elle permet d’identifier vos besoins métiers spécifiques du secteur de l’éducation et les fonctionnalités associées, de les formaliser et de les prioriser. Elle vous permet également de dimensionner le temps et les coûts du projet. Vous disposez ainsi, de nombreux conseils, pour cadrer votre projet numérique éducatif au mieux selon les attentes métiers.

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5 conseils pour réaliser l’étude AMOA

1 – Formuler les besoins et identifier les usages souhaités

La première étape de l’étude AMOA consiste à rencontrer les différentes parties prenantes du projet que ce soit du côté des décideurs ou du côté des utilisateurs métiers de la communauté éducative.
Ces échanges, sous forme d’ateliers, d’entretiens individuels ou de questionnaires en ligne, permettent de définir les besoins et de vérifier s’ils sont en accord avec la vision du projet.
 

2 – Prioriser les besoins et les fonctionnalités

Lors de ces échanges, l’étude AMOA permet de recueillir un maximum d’éléments sur les besoins et les usages pour y associer des fonctionnalités et vérifier leur pertinence auprès des utilisateurs.
Il s’agit alors de hiérarchiser les besoins et les fonctionnalités. Pour vous proposer un périmètre fonctionnel, clair et maitrisé et vous projeter dans la temporalité du projet. Les besoins et fonctionnalités prioritaires peuvent alors faire partie d’un premier lot de développement, tandis que ceux qui sont les moins prioritaires peuvent être différées.
 

3 – Dimensionner le projet digital

Au terme de l’étude AMOA, vous disposez de la liste des fonctionnalités et, du temps nécessaire au développement de chacune d’entre elles.
Vous pouvez alors rapidement mesurer si le dimensionnement du projet imaginé avant l’étude est réaliste ou pas.
L’étude vous aidera à répondre à des questions essentielles :

  • Les spécificités souhaitées peuvent-elles toutes être développées dans le temps imparti ?
  • Mon budget couvre-t-il l’ensemble du périmètre visé ?
  • Que dois-je prioriser pour répondre au mieux aux attentes métiers ?
 

4 – Identifier les points de vigilance sur le projet

Bien sûr, l’étude souligne les risques du projet concernant la reprise de données, les fonctionnalités, les sujets non finalisés côté métier, les choix technologiques, etc.
Différents scénarios peuvent être envisagés pour minimiser ces risques et vous proposer celui qui vous semble le plus pertinent au vu des besoins exprimés par vous et par vos utilisateurs. Tout au long de l’étude AMOA, Kosmos vous conseille pour mener à bien votre projet numérique tout en vous accompagnant pour spécifier vos besoins métiers adaptés au domaine de l’éducation.
 

5 – Rédiger votre cahier des charges

L’étude d’assistance à maîtrise d’ouvrage permet de recueillir un maximum d’éléments sur les besoins et les usages pour y associer des fonctionnalités et vérifier leur pertinence auprès des utilisateurs. La rédaction du cahier des charges et des spécifications fonctionnelles permet d’identifier tous les éléments qui n’étaient pas prévus dans le périmètre initial du projet que vous vous étiez fixé.
Ainsi vous sécuriserez votre cahier des charges en vérifiant l’adéquation :

  • ambitions / budget,
  • périmètre fonctionnel et technique / besoins utilisateurs.

Il s’agit de la dernière étape avant le lancement de votre projet.
 

Conseil AMOA éducation : la méthode Kosmos proposée aux projets

En tant que société membre de la EdTech, Kosmos dispose d’une expertise métier pour le cadrage et la conduite de projets numériques liés à l’enseignement supérieur et secondaire (site web, intranet, portails connectés, portail d’inscriptions, etc.) depuis plus de 20 ans. C’est un véritable soutien dans la réalisation de vos études AMOA.

La prestation de conseil pour vos études AMOA opérée par Kosmos repose sur son expertise métier dans le secteur de l’éducation et sur une méthodologie qui ont fait leurs preuves.

Étude AMOA : la méthode de Kosmos
Étude AMOA : la méthode de Kosmos


Un Comité de pilotage, composé d’experts et de décideurs permet de cadrer le projet et d’arbitrer des sujets.

Des groupes utilisateurs sont formés par le Comité de pilotage du projet. Ces groupes sont au cœur de la démarche AMOA et sont entendus lors d’ateliers ou d’entretiens. Des questionnaires à distance permettent de poursuivre les échanges en dehors des ateliers. Les ateliers durent 2 heures au maximum.
 
Trois profils complémentaires interviennent lors de l’étude :

  • Un chef de projet / consultant fonctionnel et métier qui pilote l’étude, anime les ateliers et réunions, rédige et présente les conclusions de l’étude ;
  • Un designer UX/UI / directeur artistique qui intervient lors de tous les échanges pour comprendre le parcours utilisateurs et qui le modélise dans une maquette ou un wireframe ;
  • Un lead-dev / architecte technique qui analyse les scénarios techniques, la faisabilité des développements et qui dimensionne les fonctionnalités.

Voici les derniers projets numériques ayant fait l’objet de conseil AMOA et réalisés par Kosmos :

  • EIGSI La Rochelle : portail d’inscription / réinscription 
  • Nantes Université : portail d’inscription / réinscription 
  • Refonte du PEC (Portefeuille d’Expérience et de Compétences de l’enseignement supérieur)
  • Événement "Université à l'essai" : présentation et inscription à des cours ouverts aux lycéens
  • Campus Condorcet : portail du Grand Equipement Documentaire
  • Enseignement catholique de Bretagne : annuaire secondaire d’identité
  • Nantes Université : dispositif d’orientation active pour les lycéens
  • Département des Pyrénées-Orientales : projet Chèques Restauration Solidarité (CRS) pour communiquer directement auprès des familles via l'ENT
  • Principauté de Monaco : solution numérique (SaaS) de gestion de la restauration scolaire déployée pour l'ensemble des établissements de la principauté et démarche d'urbanisation du système d'information
  • Université CY : projet IDEX "CY Initiative of Excellence", portail web dédié pour valoriser les actions mises en place dans le cadre de l'initiative excellence notamment les projets de recherche
  • Grand Est : application Gesmat, solution numérique pour assurer efficacement la distribution et la gestion de matériel informatique au sein des lycées du territoire
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