Étude AMOA : cadrer votre projet numérique

[Parole d'expert]

Publié le 9 novembre 2020

L’étude AMOA est une étape essentielle pour sécuriser en amont les projets digitaux. Avant de vous lancer dans la rédaction du cahier des charges, elle permet d’identifier vos besoins métiers et les fonctionnalités associées, de les formaliser et de les prioriser. Elle vous permet également de dimensionner le temps et les coûts du projet. Vous disposez alors de tous les éléments pour cadrer votre projet numérique au mieux selon les attentes métiers.


Les 5 étapes clés de l’étude AMOA

1 – Formuler les besoins et identifier les usages souhaités

La première étape de l’étude AMOA consiste à rencontrer les différentes parties prenantes du projet que ce soit du côté des décideurs ou du côté des utilisateurs métiers.
Ces échanges, sous forme d’ateliers, d’entretiens individuels ou de questionnaires en ligne, permettent de définir les besoins et de vérifier s’ils sont en accord avec la vision du projet, telle qu’elle est portée.
 

2 – Prioriser les besoins et les fonctionnalités

Lors de ces échanges, l’étude AMOA permet de recueillir un maximum d’éléments sur les besoins et les usages pour y associer des fonctionnalités et vérifier leur pertinence auprès des utilisateurs.
Il s’agit alors de hiérarchiser les besoins et les fonctionnalités pour proposer un périmètre fonctionnel, clair et maitrisé et de vous projeter dans la temporalité du projet. Les besoins et fonctionnalités prioritaires peuvent alors faire partie d’un premier lot de développement tandis que celles qui sont les moins prioritaires peuvent être réalisées plus tard.
 

3 – Dimensionner le projet digital

Au terme de l’étude AMOA, vous disposez de la liste des fonctionnalités et, pour chacune d’entre elles, du temps nécessaire à leur développement.
Vous pouvez alors rapidement mesurer si le dimensionnement imaginé avant l’étude est réaliste ou pas.
L’étude vous aidera à répondre à des questions essentielles :

  • Est-ce que toutes les fonctionnalités souhaitées peuvent être développées dans le temps imparti ?
  • Est-ce que mon budget couvre l’ensemble du périmètre visé ?
  • Que dois-je prioriser pour répondre au mieux aux attentes métiers ?
     

4 – Identifier les points de vigilance sur le projet numérique

Bien sûr, l’étude souligne les risques du projet concernant la reprise de données, les fonctionnalités, des sujets non finalisés côté métier, des choix technologiques, etc.
Différents scénarios peuvent être envisagés pour minimiser ces risques et vous proposer celui qui vous semble le plus pertinent au vu des besoins exprimés par vous et par vos utilisateurs.
 

5 – Disposer des entrants nécessaires pour rédiger votre cahier des charges.

L’étude est là pour vous fournir tous les éléments vous permettant de rédiger votre cahier des charges fonctionnel et d’identifier ceux qui n’étaient pas prévus dans le périmètre initial que vous vous étiez fixé.
Vous sécurisez ainsi votre cahier des charges :

  • Adéquation ambitions / budget,
  • Adéquation périmètre fonctionnel et technique / besoins utilisateurs.
 

Etude AMOA : la méthode Kosmos

En tant que société EdTech, Kosmos dispose d’une expertise métier pour cadrer tous les projets numériques liés à l’enseignement supérieur et secondaire (site web, intranet, portails connectés, portail d’inscriptions, etc.) depuis plus de 20 ans. C’est une vraie force pour vous accompagner à réaliser les études AMOA.

Les études AMOA opérées par Kosmos reposent sur son expertise métier et sur une méthodologie qui ont fait leurs preuves.

Un Comité de pilotage composé d’experts et de décideurs permet de cadrer le projet : l’étude et d’arbitrer sur des sujets.

Des groupes utilisateurs sont formés par le Comité de pilotage. Ces groupes sont au cœur de la démarche et sont entendus lors d’ateliers ou d’entretiens individuels. Des questionnaires à distance permettent de poursuivre les échanges en dehors des ateliers. Tous ces échanges peuvent se faire à distance. Les ateliers durent 2 heures au maximum.


Trois profils complémentaires interviennent lors de l’étude :

  • Un chef de projet / consultant fonctionnel et métier qui pilote l’étude, anime les ateliers et réunions, rédige et présente les conclusions de l’étude ;
  • Un designer UX/UI / directeur artistique qui intervient lors de tous les échanges pour comprendre le parcours utilisateurs et qui le modélise dans une maquette ou un wireframe ;
  • Un lead-dev / architecte technique qui analyse les scénarios techniques, la faisabilité des développements et qui dimensionne les fonctionnalités.
Les clients de Kosmos ne s’y trompent pas. Ils sont de plus en plus nombreux à demander à la société EdTech nantaise de réaliser des études AMOA et AMOE.
 

Voici les derniers projets numériques ayant fait l’objet d’études préliminaires et réalisés par Kosmos :

  • EIGSI La Rochelle : portail d’inscription / réinscription 
  • Université de Nantes : portail d’inscription / réinscription 
  • Refonte du PEC (Portefeuille d’Expérience et de Compétences de l’enseignement supérieur)
  • Événement "Université à l'essai" : présentation et inscription à des cours ouverts aux lycéens
  • Campus Condorcet : portail du Grand Equipement Documentaire
  • Enseignement catholique de Bretagne : annuaire secondaire d’identité
  • Université de Nantes : dispositif d’orientation active pour les lycéens
  • Département des Pyrénées-Orientales : projet Chèques Restauration Solidarité (CRS) pour communiquer directement auprès des familles via l'ENT
  • Principauté de Monaco : solution numérique (SaaS) de gestion de la restauration scolaire déployée pour l'ensemble des établissements de la principauté et démarche d'urbanisation du système d'information
  • Université CY : projet IDEX "CY Initiative of Excellence", portail web dédié pour valoriser les actions mises en place dans le cadre de l'initiative excellence notamment les projets de recherche
  • Grand Est : application Gesmat, solution numérique pour assurer efficacement la distribution et la gestion de matériel informatique au sein des lycées du territoire
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