Communication interne dans l’enseignement supérieur : comment briser l’effet « silo » ?

En raison de la taille critique des structures — qui regroupent souvent des milliers de personnels et des dizaines de milliers d’étudiants —, faire circuler les informations de manière fluide est un défi de taille. L’une des problématiques récurrentes identifiées sur le terrain par les équipes de Kosmos est « l’effet silo ».

 

Le constat : un fonctionnement trop cloisonné et vertical

Les universités et grandes structures font face à une forte fragmentation. Elles sont fréquemment éclatées d’un point de vue géographique, se répartissant sur plusieurs campus, voire sur plusieurs villes différentes. À cette distance physique s’ajoute désormais l'impact du télétravail, qui disperse encore un peu plus les personnels en dehors des sites de l’établissement.

Historiquement, les multiples entités qui composent ces organisations — qu'il s'agisse des facultés, des laboratoires de recherche, des départements ou des services administratifs — ont tendance à adopter un fonctionnement très autonome. Cet état de fait favorise une communication descendante et verticale à l’échelle locale (par service ou par composante), qui peut s'avérer efficace. En revanche, assurer une communication transversale et horizontale devient un véritable casse-tête. Ce besoin de transversalité est pourtant devenu une priorité absolue à l'heure où les universités fusionnent ou se transforment en établissements intégrés.

Le levier : s’appuyer sur la puissance de l'organisation décentralisée

Pour réussir à faire circuler l’information entre ces différents silos sans pour autant tout centraliser, la solution consiste à exploiter la force de l'organisation elle-même.

L'objectif est de s'appuyer sur une plateforme numérique pour transformer la contrainte de la fragmentation en levier d'action :

Décentraliser la récolte et la saisie : le service de communication central ne peut pas identifier seul tout ce qui se passe dans chaque composante. La plateforme permet donc de décentraliser la saisie des contenus au plus près du terrain.

Maîtriser le circuit éditorial : décentraliser ne signifie pas perdre le contrôle. Cette saisie s'intègre dans un processus et un workflow éditorial précis, permettant de maîtriser la publication finale.

Cloisonner par périmètres délégués : l'outil permet de sectoriser finement les contributions. Par exemple, un professionnel de la communication dédié à l'UFR de Droit peut proposer des actualités ou des questions spécifiques qui ne s'afficheront que pour les personnels et les étudiants de sa propre faculté.

Comment mettre en place concrètement cette organisation horizontale au sein de votre établissement ?

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