La transformation de l'écosystème numérique de l'Université libre de Bruxelles (ULB) avec K-Sup

L'Université libre de Bruxelles gère une véritable "ville numérique" où gravitent des milliers de contributeurs, de chercheurs et de personnels administratifs. Le projet de refonte visait à reconstruire une architecture capable de supporter une galaxie de sites tout en garantissant une performance technologique de pointe.

Une architecture performante et un accompagnement technique sur mesure

Au-delà de la dimension fonctionnelle, le projet « ULB Web Inside Out » a nécessité un accompagnement technique rigoureux pour garantir la stabilité et la rapidité d'un écosystème de cette envergure.

Kosmos a accompagné l'ULB sur la maîtrise des environnements techniques afin d'assurer une haute disponibilité des services. Ce travail s'est articulé autour de deux axes majeurs :

• L’optimisation des performances : Pour répondre aux flux de trafic importants, notamment lors des pics de consultation (périodes d'inscriptions), un travail approfondi sur la mise en cache et la structure des bases de données a été réalisé.

Le moteur de recherche : L'intégration de la technologie Elastic Search pour la navigation permet notamment de retrouver instantanément une information parmi des dizaines de milliers de pages indexées.

Une offre de formation synchronisée avec le Système d'Information

L'un des piliers de la plateforme est l'affichage de l'offre de formation, point d'entrée critique pour les futurs étudiants. Pour garantir la fiabilité des données, Kosmos a mis en œuvre une synchronisation étroite avec le Système d'Information (SI) de l'université.

Grâce à cette interconnexion, les fiches formations (programmes, conditions d'accès, débouchés) sont alimentées automatiquement. Cette architecture évite les doubles saisies et assure que les informations consultées sur le web sont strictement identiques à celles du référentiel académique de l'établissement.
 

Gestion des événements et inscriptions : la puissance du plugin Pretix

L'ULB est un utilisateur intensif des fonctionnalités transactionnelles de K-Sup, notamment pour la gestion de ses nombreux événements. Pour répondre à ce besoin, Kosmos a intégré et déployé un plugin d'inscription basé sur la solution Pretix.

Ce dispositif permet à l'université de gérer de manière autonome et sécurisée :

• La création de billetteries pour des conférences, séminaires ou événements facultaires.

• Le suivi des inscriptions en temps réel.

• L'intégration des formulaires de paiement et la gestion des quotas de places. 

L'utilisation à grande échelle de cet outil démontre la capacité de K-Sup à porter des services numériques à haute valeur ajoutée, au-delà de la simple diffusion de contenu.

L'usine à sites : concilier autonomie et cohérence

L’un des enjeux stratégiques était de permettre aux 12 facultés de s’exprimer sans perdre l’identité visuelle de l’université. La fonctionnalité « usine à sites » de K-Sup permet de déployer rapidement des sites satellites tout en respectant un cadre commun :

• Héritage et personnalisation : Chaque faculté hérite du socle graphique institutionnel, mais dispose de la liberté de personnaliser ses menus et ses couleurs.

• Décentralisation maîtrisée : Plus d'une centaine de contributeurs interviennent sur la plateforme. Grâce à une gestion fine des droits, les éditeurs facultaires gèrent leurs actualités et leurs formations dans un environnement sécurisé et cloisonné.

Le rayonnement scientifique de l'ULB est renforcé par l'interopérabilité de K-Sup avec l'outil DI-Fusion (via API REST), permettant l'affichage automatique des publications académiques sur les sites des laboratoires.

Enfin, le volet interne du projet propose un portail du personnel hautement sécurisé (SSO CAS/Shibboleth, LDAP-ID). Grâce au mécanisme de Diffusion Sélective d'Information (DSI), chaque agent accède à un environnement de travail personnalisé selon son statut (enseignant, administratif ou chercheur).

En centralisant la gestion technologique tout en offrant des outils métiers pointus comme le plugin d'inscription et la synchronisation de l'offre de formation, l'ULB dispose aujourd'hui d'un écosystème numérique unifié et performant.